Professionelle Rechnungen erstellen als Reseller: Schritt-für-Schritt Anleitung

Professionelle Rechnungen erstellen als Reseller: Schritt-für-Schritt Anleitung

Im heutigen Blog Post erkläre ich dir, wie du nach deinem ersten Sale ganz einfach professionelle Rechnungen erstellen kannst für deine Kunden. Grundsätzlich kann die Erstellung von professionellen Rechnungen in nur wenigen Minuten und komplett online erfolgen. Dazu bieten sich hilfreiche Services von verschiedenen Dienstleistern wie zum Beispiel sevDesk, Lexoffice, Billomat oder auch fastbill an. Fangen wir zunächst einmal mit den Basics an.

Was gehört alles in eine professionelle Rechnung?

  • Rechnungsersteller: Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmer
  • Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Steuernummer / USt.-ID-Nummer: Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmers
  • Rechnungsdatum: Zeitpunkt, wann die Rechnung ausgestellt ist 
  • Leistungsdatum: Zeitpunkt, wann die Lieferung erfolgt
  • Rechnungsnummer: Eindeutige und idealerweise fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungspositionen: Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände sowie deren Einzelpreise (netto) und Umsatzsteuersätze
  • Rechnungsbetrag (netto): Gesamte Rechnungssumme, auf die die Mehrwertsteuer hinzukommt
  • Mehrwertsteuer: Mehrwertsteuersumme, ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz
  • Rechnungsbetrag (brutto): Summe aus Rechnungsbetrag (netto) und der Summe der Mehrwertsteuer, also letztlich der Zahlbetrag
  • Rabatte: Minderungen, falls welche gewährt wurden
  • Kleinunternehmerregelung: Hinweis zum Kleinunternehmerstatus im Sinne des UStG, falls Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wird

Wie du siehst sind das eine ganze Menge an Punkten, die in einer professionellen und vor allem auch korrekten Rechnung berücksichtigt werden sollten. Aber keine Sorge. Wenn du deine Rechnungen über einen der oben genannten spezialisierten Anbieter erstellst, dann werden alle rechtlichen Pflichtangaben ganz bestimmt erfüllt sein. 

In der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung zeige ich dir den kompletten Prozess beispielhaft anhand des Anbieters sevDesk*, welchen ich selbst bereits seit über einem Jahr für mein Reselling Business nutze und damit vollkommen zufrieden bin.

Erstanmeldung bei sevDesk

Zunächst solltest du dir einen kostenlosen 14-tägigen Probe-Account bei sevDesk* erstellen. Hierfür müsstest du im ersten Schritt deine E-Mail im entsprechenden Feld unten eintragen.

01_Erstanmeldung_Dashboard

Im nächsten Schritt richtest du dann deinen Account ein. An dieser Stelle wirst du bereits gefragt, ob du die Kleinunternehmerregelung verwenden möchtest (also die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen möchtest oder nicht). Diese Abfrage ist wichtig, da je nach deiner Angabe, später dann auf der Rechnung der entsprechende Hinweis angezeigt wird oder eben nicht. Ansonsten sind alle weiteren benötigten Informationen selbsterklärend, sodass ich hierauf nicht weiter eingehen brauche. 

02_Erstanmeldung_Account Einrichtung

Im Anschluss geht es um die Branchenauswahl. Da wir uns ja hier mit dem Thema Reselling beschäftigen, wählen wir an dieser Stelle „Konsumgüter & Vertrieb“ aus. 

03_Erstanmeldung_Branchenauswahl1

Im darauf folgenden Schritt muss diese Angabe dann noch etwas weiter konkretisiert werden. Dort kannst du „E-Commerce oder Online-Shop“ auswählen.

04_Erstanmeldung_Branchenauswahl2

Und dann folgt nur noch das rechtliche klein klein. Hier solltest du den allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie Datenschutzbestimmungen von sevDesk zustimmen. Damit wäre dann der letzte Schritt der Erstanmeldung geschafft.

05_Erstanmeldung_AGB

Grundeinstellungen für deine Rechnungen

Nachdem du nun einen Account erstellt hast, solltest du die notwendigen Grundeinstellungen vornehmen. Die Grundeinstellungen findest du im Menü unter „Einstellungen“ und dem Unterpunkt „Unternehmen“. 

Folgendes wird benötigt:

  • Adresse: Dieser Teil ist recht selbsterklärend, sodass hierzu keine weiteren Erklärungen notwendig sein sollten.
  • Steuer- und Registernummern: Hier trägst du deine Nummern ein, die du bereits hast. In den meisten Fällen (gerade bei Anfängern) wird das wohl die Steuernummer sein. Alle weiteren Felder können im Prinzip leer gelassen werden, da diese keine Pflichtfelder sind. Die sonstigen Voreinstellungen können einfach übernommen werden.
  • Kontaktinformationen: Auch diese Felder sind selbsterklärend. Im Feld „Webseite“ kannst du einen Link zu deinem eBay Shop oder einem Shop auf einer anderen Plattform einfügen wenn du das möchtest. Musst du aber nicht, da auch dieses Feld grundsätzlich nicht verpflichtend ist. 
  • Zahlungsinformationen: Hier gibst du deine Bankverbindung ein, welche für die Zahlung deiner Produkte verwendet werden soll. Das ist in der Regel nur dann relevant, falls mal ein Kunde per Überweisung bezahlen möchte. 
  • Logo: Sofern du schon ein eigenes Logo hast, ist hier die Stelle an der du es uploaden kannst. Damit stellst du sicher, dass dein Logo nachher auch auf der Rechnung angezeigt wird. 
06_Grundeinstellungen

Den ersten Kunden anlegen

So, und bald können wir auch schon erste professionelle Rechnungen erstellen. Dafür müssen wir zunächst die Kontaktdaten unseres Kunden hinterlegen, für welchen die Rechnung erstellt werden soll. Das kannst du über den Menüpunkt „Kontakte“ und den blauen Button „Kontakt erstellen“ machen. 

07_Kunden erstellen1

Im nächsten Fenster gibst du dann alle dir vorliegenden Daten zum Kunden ein. Wichtig ist hier vor allem der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Kunden. Ansonsten kannst du die vorausgefüllte Kundennummer übernehmen. Du solltest bei allen weiteren Kunden aber darauf achten, dass diese ebenfalls eine einmalige Kundennummer erhalten. Am einfachsten ist es, wenn du die erste Kundennummer einfach fortlaufend weiter führst.

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Achja, falls du deine Rechnungen per E-Mail versenden möchtest, solltest du die E-Mail deines Kunden ebenfalls an dieser Stelle eintragen. Das entsprechende Feld dafür findest du unter „Kontaktdetails“.

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Mit dem Button „Speichern“ können wir den Kunden nun in der Datenbank anlegen und zum letzten Schritt übergehen: Der Rechnungserstellung.

Eine professionelle Rechnung erstellen

Analog zum Anlegen des Kunden gehen wir nun zum Menüpunkt „Rechnungen“ und klicken auf den blauen Button „Rechnung erstellen“. 

10_Rechnung erstellen1

Im anschließenden Fenster erscheint dann auch schon die Rechnungsvorlage, die wie folgt unterteilt ist:

Kunden- und Rechnungsinformationen: Auf der linken Seite sind die Kundeninformationen einzutragen. Hier brauchst du nur die ersten paar Buchstaben deines zuvor angelegten Kunden einzutragen und schon wirst du die Möglichkeit haben, die kompletten Daten aus der Datenbank zu ziehen und automatisch ausfüllen zu lassen. Auf der rechten Seite sind die Rechnungsinformationen einzutragen. Achte im Betreff sowie bei der Rechnungsnummer immer darauf, dass du eine eindeutige Nummer verwendest. Auch hier empfehle ich dir – analog zur Kundennummer – eine fortlaufende Zahl zu verwenden. Das Rechnungsdatum sowie das Lieferdatum sind ebenfalls Pflichtfelder und dementsprechend von dir zu auszufüllen. 

Kopf-Text: Den beispielhaften Kopf-Text kannst entweder so übernehmen oder ganz einfach eine eigene auf dich zugeschnittene Vorlage erstellen.

Produkte und Dienstleistungen: Nun kommen wir zu den Rechnungspositionen. In der ersten Spalte trägst du das konkrete Produkt ein, dass du an deinen Kunden verkauft hast. Danach folgt die verkaufte Menge sowie der Einzelpreis. Die Umsatzsteuer wird je nach vorheriger Einstellung automatisch übernommen. In unserem Beispiel steht hier eine „0“, da die Kleinunternehmerregelung eingestellt wurde. Der Gesamtbetrag wird demnach netto und ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. 

Fuß-Text: Auch hier kannst du den Beispieltext je nach Bedarf so übernehmen oder einen eigenen einfügen. Falls du deine Waren beispielsweise hauptsächlich über eBay verkaufst, empfehle ich dir den Fuß-Text auf jeden Fall zu ändern, da er sonst in den meisten Fällen inhaltlich nicht wirklich zutreffend wäre (beispielsweise wenn ein eBay-Kunde direkt über Paypal bezahlt statt per Überweisung). 

Und das wars auch schon. Eine beispielhafte Rechnungsvorlage könnte dann ungefähr so aussehen: 

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Wenn du diese Rechnung nun erstellen und an deinen Kunden versenden möchtest, brauchst du nur noch auf den blauen Button „Versenden / Drucken / Herunterladen“ zu klicken. Auf der Folgeseite kannst du deine Rechnung dann noch ein letztes mal prüfen. Im Anschluss wählst du dann deine Versandart aus. Ich versende in der Regel nur per E-Mail, da das der unkomplizierteste und schnellste Weg ist. 

12_Rechnung versenden

Kostenpunkt und weitere Funktionen

Je nach gewählter Mindestvertragslaufzeit liegt der Preis für die Starter-Version, welche die Erstellung professioneller Rechnungen beinhaltet, zwischen 6,90€ und 8,90€ pro Monat. Preislich ist das also recht überschaubar und aus meiner Sicht auch wirklich den Preis wert. Denn nicht nur deine Rechnungen wirken dadurch sehr professionell, sondern auch der Arbeitsaufwand auf deiner Seite wird deutlich gesenkt. 

sevDesk* bietet zudem aber auch weitere Leistungsumfänge. So kann man für einen monatlichen Zusatzbeitrag auch die komplette Buchhaltung darüber abwickeln und die Warenwirtschaft verwalten. Ich selbst wickele meine gesamte Buchhaltung ganz einfach über sevDesk ab. 

Einen Überblick über die verschiedenen Leistungsumfänge und Funktionen sowie einen Link zur kostenlosen Registrierung bei findest du hier: sevDesk*

Nutzt du bereits einen professionellen Anbieter für die Erstellung deiner Rechnungen und wenn ja, welchen?