Ganz einfach einen Eigenbeleg erstellen: So geht’s richtig!

Ganz einfach einen Eigenbeleg erstellen: So geht’s richtig!

Warum einen Eigenbeleg erstellen? Sicherlich ist es auch bei dir schon mal vorgekommen, dass du eine Rechnung für einen bestimmten Einkauf einfach nicht mehr auffinden konntest. Besonders als gewerblicher Online-Händler und Reseller kann so etwas ganz schön ärgerlich sein, da du deine Ausgabe sonst möglicherweise nicht gegenüber dem Finanzamt geltend machen kannst.

Für solche Fälle gibt es aber natürlich eine Lösung. Denn als Ersatz für eine verlorene oder nicht mehr vorhandene Rechnung kannst du selbst ganz einfach einen Eigenbeleg erstellen.

Wie das geht und worauf du dabei achten solltest, erfährst du im heutigen Beitrag.

Wozu benötigt man Eigenbelege?

Grundsätzlich müssen nach dem Steuerrecht alle betrieblichen Ausgaben nachgewiesen werden können. Das erfolgt normalerweise über die klassischen Rechnungen, die wir in der Regel bei unseren Einkäufen erhalten.

Doch manchmal kommt es eben auch mal vor, dass die ein oder andere Rechnung im Laufe der Zeit verloren geht. In einigen Fällen wird sie noch nicht einmal ausgestellt – das kann dann verschiedene Gründe haben. Beispielsweise könnte es der Verkäufer schlicht und einfach vergessen haben. Oder es handelt sich um einen privaten Verkäufer, der logischerweise überhaupt keine Rechnung ausstellen muss.

Für diese Fälle ist es dann zulässig, einen Eigenbeleg zu erstellen, um die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgabe bei dem Finanzamt geltend zu machen. Dieser Eigenbeleg gilt dann quasi als Ersatzbeleg für die verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnung.

Worauf musst du bei der Erstellung eines Eigenbelegs achten?

Damit dein Eigenbeleg tatsächlich auch vom Finanzamt akzeptiert wird, musst du einige Dinge beachten.

Folgende Angaben sollten in jedem Eigenbeleg enthalten sein:

1. Zahlungsempfänger

2. Art der Ausgabe

3. Datum

4. Betrag

5. Grund

6. Datum & Unterschrift

1.  Zahlungsempfänger: An dieser Stelle sollte der Name sowie die vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers eingetragen werden. Für das Finanzamt muss klar werden, wo du deine Produkte gekauft hast.

2. Art der Ausgabe: Hier solltest du konkret aufführen, was du gekauft hast. Wichtig ist dabei die Bezeichnung der Produkte sowie die Mengenangabe.

3. Datum: Diese Angabe ist selbsterklärend – hier wird das Datum eingetragen, an welchem du deine Produkte gekauft hast.

4. Betrag: Hier trägst du den Gesamtpreis für die gekauften Produkte ein. Falls du bei gewerblichen Händlern eingekauft hast, dann sollte der Nettopreis sowie die Mehrwertsteuer aufgeführt werden.

5. Grund: Das Finanzamt ist daran interessiert zu erfahren, aus welchem Grund du den Eigenbelegt erstellst. Du könntest an dieser Stelle beispielsweise „Verlust der Originalrechnung“ oder „Nicht-Ausstellung einer Rechnung“ eintragen.

6. Datum und Unterschrift: Zum Schluss folgt dann nur noch das Datum, an welchem du den Eigenbeleg erstellt hast sowie deine Unterschrift.

Das war’s auch schon. Wie du siehst ist die Erstellung eines Eigenbelegs recht einfach, oder?

Weitere wichtige Hinweise

Generell solltest du die Erstellung von Eigenbelegen eher als eine Art Notlösung ansehen.

Es gibt zwar keine offizielle Begrenzung dahingehend, wie viele Eigenbelege du erstellen darfst, dennoch solltest du damit eher sparsam umgehen, statt davon zu oft Gebrauch zu machen. Je mehr Eigenbelege du einreichst, desto höher könnte auch die Chance sein, dass das für dich zuständige Finanzamt eine genauere Nachprüfung vornimmt. Versuche deshalb nach Möglichkeit immer, dir durch die jeweiligen Verkäufer noch eine Rechnung nachträglich ausstellen zu lassen. Oft klappt das ohne Probleme.

Prinzipiell sollte bei Eigenbelegen auch immer eine betriebliche Notwendigkeit vorhanden und die Höhe der Ausgabe glaubwürdig sein. Ich kann an dieser Stelle nur raten: Bleibt ehrlich!

Ansonsten ist es gerade bei Einkäufen über private Anbieter auf Ebay Kleinanzeigen, Facebook Marketplace und Shpock immer hilfreich, weitere Unterlagen in der Hinterhand zu haben, falls mal doch eine Nachprüfung vom Finanzamt folgen sollte. Hilfreich sind vor allem Unterlagen, aus denen einige der oben genannten Punkte hervorgehen und nachgewiesen werden können. Das könnten beispielsweise Screenshots von der Verkaufsanzeige und dem Chat-Verlauf sein oder auch ein Kontoauszug mit dem gezahlten Kaufpreis.

Eine weitere Besonderheit gibt es noch bei denjenigen, die bereits mit der Umsatzsteuer arbeiten und damit außerhalb der Kleinunternehmer-Regelung aktiv sind. In diesen Fällen gibt es bei Verwendung von Eigenbelegen keinen Vorsteuer-Erstattungsanspruch. Auch in diesem Sinne sollte immer geprüft werden, ob nicht doch noch eine offizielle Rechnung des Verkäufers eingeholt und eingefordert werden kann.

Und hier kannst du kostenlos deine Eigenbelege erstellen:

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